Vergoeding Telefoon en Internet(prive) voor Uw medewerkers
Vanaf 1 januari 2007 kunt U de prive-telefoon en de kosten van internet en eventueel het ADSL abbonnement wel of niet via de kabel aan Uw medewekers vergoeden. Er is nu één heldere regeling voor de belastingvrije vergoeding of verstrekking van een telefoon of internet(verbinding) aan de werknemer. Waar moet u rekening mee houden?
Eerste en Tweede telefoon
Als de werknemer de telefoon en het internet meer dan 10% voor zakelijke doeleinden gebruikt, kan de vergoeding of verstrekking hiervan belastingvrij plaatsvinden. Deze regeling geldt zowel voor de eerste als de tweede telefoon(aansluiting) en er hoeft geen onderscheid te worden gemaakt tussen bijvoorbeeld een internetabonnement via de kabel of een ADSL-verbinding, tussen een ISDN-telefoonabonnement of een ‘gewoon’ telefoonabonnement enzovoorts.
Als de werknemer de telefoon en het internet meer dan 10% voor zakelijke doeleinden gebruikt, kan de vergoeding of verstrekking hiervan belastingvrij plaatsvinden. Deze regeling geldt zowel voor de eerste als de tweede telefoon(aansluiting) en er hoeft geen onderscheid te worden gemaakt tussen bijvoorbeeld een internetabonnement via de kabel of een ADSL-verbinding, tussen een ISDN-telefoonabonnement of een ‘gewoon’ telefoonabonnement enzovoorts.
Wat kunt u belastingvrij vergoeden? Uiteraard het mobieltje of het vaste toestel en eigenlijk alle kosten die direct verband houden met internet of telefoon van uw werknemer. Denk bijvoorbeeld aan de aankoopkosten van een telefoon, de aanleg- of aansluitkosten, de internet- of telefoonverbinding, de abonnementskosten en gesprekskosten.
Zakelijk gebruik
De bewijslast of een telefoon of het internet voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt, ligt helaas bij u als werkgever en dit is nog niet zo eenvoudig. Zo is alleen een verklaring van de werknemer dat hij zijn telefoon ook zakelijk gebruikt, onvoldoende. Voor de vraag of er voldoende zakelijk gebruik is, geldt dat het gebruik van telefoon en internet over een langere periode moet worden bekeken.
De bewijslast of een telefoon of het internet voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt, ligt helaas bij u als werkgever en dit is nog niet zo eenvoudig. Zo is alleen een verklaring van de werknemer dat hij zijn telefoon ook zakelijk gebruikt, onvoldoende. Voor de vraag of er voldoende zakelijk gebruik is, geldt dat het gebruik van telefoon en internet over een langere periode moet worden bekeken.
U hoeft dus niet per loontijdvak te oordelen, omdat dan bijvoorbeeld zou moeten worden geheven over de periode dat de werknemer met vakantie is terwijl hij de telefoon normaliter voor meer dan 10% zakelijk gebruikt. Dat is niet de bedoeling. Aan de andere kant is het niet voldoende dat het zakelijke gebruik in de helft of meer van de loontijdvakken de grens van 10% overschrijdt. Het gaat erom dat het zakelijke gebruik over een langere periode naar redelijke verwachting de grens van 10% van het totale gebruik overschrijdt.
Dienstbetrekking
Bij het toetsen van het zakelijk gebruik is van belang dat u kijkt naar de wijze waarop de werknemer zijn dienstbetrekking moet vervullen. Er kan bijvoorbeeld geen belastingvrije vergoeding worden gegeven voor een telefoonaansluiting thuis, bij een werknemer die alleen af en toe voor zijn werk collega’s vanaf thuis belt.
Bij het toetsen van het zakelijk gebruik is van belang dat u kijkt naar de wijze waarop de werknemer zijn dienstbetrekking moet vervullen. Er kan bijvoorbeeld geen belastingvrije vergoeding worden gegeven voor een telefoonaansluiting thuis, bij een werknemer die alleen af en toe voor zijn werk collega’s vanaf thuis belt.
Dat geldt ook voor een vergoeding voor een internetvoorziening thuis als de werknemer deze alleen incidenteel gebruikt voor een zakelijke e-mail, terwijl hij dit communicatiemiddel verder voor privédoeleinden benut. Er is dan geen sprake van structureel zakelijk gebruik. Een belastingvrije vergoeding of verstrekking is alleen mogelijk als de werknemer telefoon of internet daadwerkelijk uit hoofde van zijn functie zakelijk gebruikt, ook al ligt dat zakelijk gebruik structureel niet zo heel ver boven de 10%-grens.
Dergelijke communicatiemiddelen
In de wettelijke regeling voor vrije vergoedingen voor telefoon en internet staat ook de term ‘dergelijke communicatiemiddelen’. Deze term is gekozen om de wetgeving bestand te maken tegen de snelle technologische ontwikkelingen op het gebied van telecommunicatie. Deze bepaling betekent echter niet dat computers en bijbehorende apparatuur die minder dan 90% zakelijk worden gebruikt nu ook belastingvrij kunnen worden vergoed of verstrekt.
In de wettelijke regeling voor vrije vergoedingen voor telefoon en internet staat ook de term ‘dergelijke communicatiemiddelen’. Deze term is gekozen om de wetgeving bestand te maken tegen de snelle technologische ontwikkelingen op het gebied van telecommunicatie. Deze bepaling betekent echter niet dat computers en bijbehorende apparatuur die minder dan 90% zakelijk worden gebruikt nu ook belastingvrij kunnen worden vergoed of verstrekt.
De regeling voor internet en telefoon geldt dus niet voor mobiele apparaten met een computer- en telefoonfunctie waarvan de telefoonfunctie ondergeschikt is. Hiervoor gelden de regels voor computers en bijbehorende apparatuur.
Computer
Hoe luiden de regels voor computers ook alweer? U mag aan een werknemer een computer en bijbehorende apparatuur alleen onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, als de apparatuur voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt (let op, voor toepassing van deze regeling is dus veel meer zakelijk gebruik vereist!). Als de apparatuur een meerjarig belang heeft, mag u maximaal het bedrag van de jaarlijkse afschrijving onbelast vergoeden of verstrekken. Als de kostprijs inclusief omzetbelasting minder is dan € 450, mag u het hele bedrag ineens onbelast vergoeden of verstrekken.
Hoe luiden de regels voor computers ook alweer? U mag aan een werknemer een computer en bijbehorende apparatuur alleen onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, als de apparatuur voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt (let op, voor toepassing van deze regeling is dus veel meer zakelijk gebruik vereist!). Als de apparatuur een meerjarig belang heeft, mag u maximaal het bedrag van de jaarlijkse afschrijving onbelast vergoeden of verstrekken. Als de kostprijs inclusief omzetbelasting minder is dan € 450, mag u het hele bedrag ineens onbelast vergoeden of verstrekken.
Onderscheid
In sommige gevallen is het lastig onderscheid te maken of een apparaat nu onder de telefoonregeling valt of onder de computerregeling. De wetgever heeft aangegeven dat digitale agenda’s, mininotebooks en GPS-apparatuur onder de computerregeling vallen. Een mobiele telefoon kan ook onder de computerregeling vallen als de functie van telefoontoestel duidelijk ondergeschikt is aan andere functies, zoals telematica of dataverwerking.
In sommige gevallen is het lastig onderscheid te maken of een apparaat nu onder de telefoonregeling valt of onder de computerregeling. De wetgever heeft aangegeven dat digitale agenda’s, mininotebooks en GPS-apparatuur onder de computerregeling vallen. Een mobiele telefoon kan ook onder de computerregeling vallen als de functie van telefoontoestel duidelijk ondergeschikt is aan andere functies, zoals telematica of dataverwerking.
Ook voor de vergoeding van modems, printers en faxen moet computerregeling worden toegepast. Het kastje met elektronica dat bij het internetabonnement wordt geïnstalleerd (bijvoorbeeld een kabelmodem), is daaraan dienstbaar en valt zodoende wel onder de telefoonregeling.
Advies
De regels zijn vereenvoudigd, maar de bewijslast voor het zakelijk gebruik blijft bij u als werkgever liggen. Hierbij is van belang hoe de werknemer zijn dienstbetrekking vervult. De bewijslast blijft een moeilijk punt. Het is aan te raden in een door de werknemer te ondertekenen verklaring vast te leggen dat u de mogelijkheid heeft om eventueel na te heffen als de werknemer telefoon of internet voor minder dan 10% zakelijk gebruikt.
De regels zijn vereenvoudigd, maar de bewijslast voor het zakelijk gebruik blijft bij u als werkgever liggen. Hierbij is van belang hoe de werknemer zijn dienstbetrekking vervult. De bewijslast blijft een moeilijk punt. Het is aan te raden in een door de werknemer te ondertekenen verklaring vast te leggen dat u de mogelijkheid heeft om eventueel na te heffen als de werknemer telefoon of internet voor minder dan 10% zakelijk gebruikt.
