Vaste Onkostenvergoedingen
Een vaste onkostenvergoeding kan alleen onbelast worden verstrekt als de aard en omvang van de kosten waarvoor de vergoeding wordt gegeven, zijn gespecificeerd. Er moet vooraf een schriftelijke onderbouwing worden opgesteld naar kostensoort en de vergoeding.
€100,-; als volgt zijn opgebouwd: representatie €65,-; kosten onderweg €5,-; zakelijke gesprekskosten telefoon €10,-; vakliteratuur €20,-.
De Hoge Raad heeft onlangs beslist dat de specificatie moet zijn opgesteld voor of uiterlijk bij de eerste betaling van de vergoeding (UN: BB7763). U kunt u dus niet met succes nog achteraf stellen dat de vergoeding bijvoorbeeld ook is gegeven als tegemoetkoming in de kosten van werkkleding. Ook al zou uw werknemer aantoonbaar zelf de kosten van werkkleding voor zijn rekening nemen, dan nog kunt u daarmee geen naheffing voorkomen.
Het is van belang en noodzakelijk om van tijd tot tijd steekproefsgewijs een onderzoek te verrichten naar de versterkte onkostenvergoedingen en daar de toekomstige vergoeding op af te stemmen. Zo’n onderzoek moet zich uitstrekken over enige maanden. Zorg ervoor dat het onderzoek plaatsvindt onder een groep homogene werknemers of per werknemer afzonderlijk. Het uitgavenpatroon van bijvoorbeeld een stafmedewerker zal zeker verschillen van dat van een vertegenwoordiger.
Indien werknemers regelmatig zakelijke uitgaven doen, kiezen veel werkgevers ervoor om aan hen een vaste kostenvergoeding te verstrekken. Dit temeer om de administratieve rompslomp van vergoeding op declaratiebasis te voorkomen.
Schriftelijke onderbouwing
Een vaste onkostenvergoeding kan alleen onbelast worden verstrekt als de aard en omvang van de kosten waarvoor de vergoeding wordt gegeven, zijn gespecificeerd. Er moet vooraf een schriftelijke onderbouwing worden opgesteld naar kostensoort en de vergoeding.
Een vaste onkostenvergoeding kan bijvoorbeeld zijn:
€100,-; als volgt zijn opgebouwd: representatie €65,-; kosten onderweg €5,-; zakelijke gesprekskosten telefoon €10,-; vakliteratuur €20,-.
De Hoge Raad heeft onlangs beslist dat de specificatie moet zijn opgesteld voor of uiterlijk bij de eerste betaling van de vergoeding (UN: BB7763). U kunt u dus niet met succes nog achteraf stellen dat de vergoeding bijvoorbeeld ook is gegeven als tegemoetkoming in de kosten van werkkleding. Ook al zou uw werknemer aantoonbaar zelf de kosten van werkkleding voor zijn rekening nemen, dan nog kunt u daarmee geen naheffing voorkomen.
Steekproef
Het is van belang en noodzakelijk om van tijd tot tijd steekproefsgewijs een onderzoek te verrichten naar de versterkte onkostenvergoedingen en daar de toekomstige vergoeding op af te stemmen. Zo’n onderzoek moet zich uitstrekken over enige maanden. Zorg ervoor dat het onderzoek plaatsvindt onder een groep homogene werknemers of per werknemer afzonderlijk. Het uitgavenpatroon van bijvoorbeeld een stafmedewerker zal zeker verschillen van dat van een vertegenwoordiger.
Nog enkele aandachtspunten
Werknemer ziek?
Is uw werknemer meer dan een maand ziek, dan doet u er goed aan om de vaste kostenvergoeding niet langer uit te keren.
Zorg dat dit voor uw werknemer ook voldoende duidelijk is, door dit bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst op te nemen.
Variabele kosten.
Onlangs is door de rechter beslist dat in de vaste vergoeding ook kosten kunnen worden opgenomen die niet maandelijks voorkomen. Variabele, niet-regelmatige kosten kunnen dus zeker in een vaste kostenvergoeding worden opgenomen. Voorwaarde is dat deze kosten zich jaarlijks in de veronderstelde omvang voordoen.
